1 Anbieter und Geltungsbereich

Diese Bedingungen regeln die geschäftliche Nutzung von OfferFlow, der Software für Anfragen, Angebote, Gästekommunikation und angebundene Buchungsabläufe. Anbieter ist die lebe’apartments Betriebs GmbH, Höttinger Auffahrt 5, 6020 Innsbruck, Österreich, FN 636822 d, Firmenbuchgericht Landesgericht Innsbruck, UID ATU81247269. Kontakt für Vertrag und Support: hello@lebe-apartments.com.

OfferFlow richtet sich ausschließlich an Unternehmer, die den Vertrag für ihren Betrieb schließen. Vertragspartner ist der in der Bestellung bezeichnete Kunde. Dessen handelnde Person muss zur Vertretung befugt sein. OfferFlow ist eine Marke des oben genannten Anbieters und keine eigene Vertragspartei.

Eine individuelle Vereinbarung hat Vorrang vor diesen AGB. Für die Verarbeitung von Kundendaten im Auftrag geht der AVV vor. Die Datenschutzhinweise informieren über die eigene Datenverarbeitung des Anbieters und sind keine pauschale datenschutzrechtliche Einwilligung.

2 Registrierung und Vertragsschluss

Der Kunde erhält einen eigenen Arbeitsbereich und bestimmt einen verantwortlichen Owner. Registrierung, Bestätigung der E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Annahme einer Einladung sind getrennte Schritte. Die bloße Registrierung begründet keine kostenpflichtige Paketbestellung. Soweit eine Testphase angeboten wird, beträgt sie 30 Tage ab dem in der Einrichtung ausgewiesenen Beginn. Sie wird ohne ausdrückliche kostenpflichtige Bestellung nicht automatisch in ein bezahltes Abonnement umgewandelt.

Vor Verarbeitung echter Gastdaten bestätigt der vertretungsbefugte Owner die verlinkte Fassung von AGB und AVV für den Arbeitsbereich; die Datenschutzhinweise werden zur Kenntnis genommen. Eingeladene Mitarbeiter schließen durch ihre persönliche Registrierung nicht automatisch den Unternehmensvertrag.

Für ein kostenpflichtiges Paket zeigt die Preisübersicht Leistungsumfang, Einheitenzahl, Zahlungsrhythmus, Preis und Dokumentversionen. Mit „Kostenpflichtig bestellen“ gibt der Kunde eine verbindliche Bestellung ab. Der Vertrag kommt mit der ausdrücklichen Auftragsbestätigung oder der mitgeteilten Paketfreischaltung durch den Anbieter zustande. Eine technische Eingangsbestätigung allein ist noch keine Annahme, sofern sie nicht zugleich die Freischaltung bestätigt. Der Kunde kann die Dokumente vorab speichern.

3 Leistungsumfang und Einrichtung

Maßgeblich sind das bestellte Paket und die dazu bestätigte Leistungsbeschreibung. OfferFlow stellt die vereinbarten Funktionen als über das Internet erreichbare Software bereit. Ein bestimmter Umsatz, eine Buchungsquote, fehlerfreie KI-Ergebnisse oder eine lückenlose Zustellung fremder Maildienste werden nicht zugesagt.

Die Einrichtung erfolgt grundsätzlich durch den Kunden. Er verbindet sein berechtigtes Apaleo-Konto, wählt seine Häuser, hinterlegt erforderliche Inhalte und prüft Einstellungen und Testabläufe. Eine individuelle Einrichtung oder Beratung durch den Anbieter ist nur bei gesondertem Auftrag geschuldet. Notwendige Konten, DNS-Freigaben, Rechte, Geräte und Internetzugänge stellt der Kunde bereit.

Der Anbieter wartet die Software und behebt gemeldete Fehler mit angemessener Sorgfalt. Geplante wesentliche Wartungsunterbrechungen werden nach Möglichkeit angekündigt. Besondere Verfügbarkeitsquoten, Reaktionszeiten, Rund-um-die-Uhr-Support oder Wiederherstellungszeiten bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung. Support erfolgt über hello@lebe-apartments.com.

4 Nutzung und Verantwortung des Kunden

Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschließliches, auf seinen Betrieb und die vereinbarten Nutzer beschränktes Nutzungsrecht. Weiterverkauf, unbefugte Fremdnutzung und das Umgehen von Zugriffsbeschränkungen sind unzulässig. Gesetzlich zwingend erlaubte Handlungen bleiben zulässig.

Der Kunde verwaltet Mitgliedschaften und Rollen, schützt seine Zugangsdaten, nutzt die vorgesehenen Sicherheitsverfahren und meldet einen Missbrauch unverzüglich. Er prüft insbesondere Preise, Steuern, Verfügbarkeit, Rabatte, Stornobedingungen, Rechtsträger, Bilderrechte und Empfängerangaben. Änderungen im PMS oder an eigenen Vorlagen können Auswirkungen auf Angebote und Buchungen haben.

Automatischer Versand, Erinnerungen, Marketing und automatische Abläufe setzen eine bewusste Einrichtung und Freigabe durch den Kunden voraus. Der Kunde überwacht relevante Fehlermeldungen und bearbeitet unklare Buchungsausgänge, ohne unkontrollierte Doppelbuchungen auszulösen. Gesetzliche Pflichten und eine Haftung des Anbieters für eigene Fehler werden dadurch nicht auf den Kunden abgewälzt.

5 Gäste und externe Dienste

Beherbergungs- und sonstige Gastverträge werden zwischen dem Gast und dem jeweils ausgewiesenen Unterkunfts- oder Leistungsanbieter geschlossen. OfferFlow ist hierfür die technische Anwendung. Der Kunde bestimmt seine Gastbedingungen und erfüllt seine Informations-, Preisangaben- und Verbraucherschutzpflichten selbst.

Für eigene Apaleo-, SMTP-, KI- oder andere Drittkonten gelten ergänzend die jeweiligen Verträge. Der Kunde autorisiert nur Daten und Konten, für die er berechtigt ist. Der Anbieter bleibt für seine eigene vertragliche Leistung und die von ihm eingesetzten Erfüllungsgehilfen nach den gesetzlichen Regeln verantwortlich; eine Drittanbieteranbindung beseitigt diese Verantwortung nicht.

KI unterstützt beispielsweise Auswertung, Textentwürfe und Assistenz. Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein und müssen vor Verwendung geprüft werden. Es dürfen keine unnötigen sensiblen Informationen eingegeben werden. Die Zulässigkeit von Übermittlungen richtet sich nach AVV und der konkret konfigurierten Anbieterkette. Ein eigener API-Schlüssel allein ist kein Datenschutz-Nachweis.

6 Kommunikation und Marketing

Der Kunde muss für die Verwendung von Gast- und Kontaktdaten eine tragfähige Rechtsgrundlage und die erforderlichen Informationen bereitstellen. Für Werbemails sind zusätzlich die Voraussetzungen des § 174 TKG 2021 einzuhalten. Eine frühere Buchung oder eine technisch erreichbare Adresse genügt dafür nicht allein.

Einwilligungen, Abmeldungen, Widersprüche und Sperrvermerke sind zweck- und empfängerbezogen zu beachten. Einwilligungen für ein Haus oder einen Rechtsträger gelten nicht automatisch für andere. Technische Warnungen oder Bestätigungsdialoge ersetzen keine gesetzliche Versandberechtigung. Sicherheits- und Transaktionsnachrichten sind von Werbung zu trennen.

7 Preise und externe Abrechnung

Es gelten die vor Bestellung angezeigten und bestätigten Preise in Euro zuzüglich anwendbarer Umsatzsteuer. Der Mindestpreis und die Einheitenstaffel beziehen sich auf den in der Preisübersicht ausgewiesenen Umfang; Sonderangebote und Einrichtungsleistungen gelten nur, soweit ausdrücklich vereinbart. Einheitenänderungen und Paketwechsel werden mit ihrer Preiswirkung vorab vereinbart, nicht rückwirkend ohne Grundlage berechnet.

Die Abrechnung erfolgt zunächst außerhalb von OfferFlow durch den Anbieter. Eine Paketbestellung ist keine Zahlung. Monatsentgelte werden je Vertragsmonat, Jahresentgelte für zwölf Monate im Voraus berechnet; die bestätigte Jahrespreisübersicht ist maßgeblich. Verbrauchskosten eigener KI- oder sonstiger Drittkonten trägt der Kunde nach seinem jeweiligen Vertrag.

Soweit keine andere Fälligkeit vereinbart ist, sind Rechnungen binnen 14 Tagen ab Zugang ohne Abzug fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regeln. Eine Sperre wegen offener Entgelte erfolgt erst nach angemessener Nachfrist und vorheriger Ankündigung; berechtigt bestrittene Forderungen werden dabei berücksichtigt.

8 Laufzeit und Beendigung

Soweit die Bestellung nichts Abweichendes bestimmt, läuft ein Monatspaket jeweils einen Vertragsmonat und verlängert sich um einen weiteren Monat, wenn nicht spätestens vor Beginn des nächsten Vertragsmonats eine Kündigung eingeht. Ein Jahrespaket läuft zwölf Monate und endet ohne automatische Verlängerung; eine Verlängerung wird gesondert vereinbart. Diese Standardregeln gelten nur für Bestellungen, die auf diese AGB verweisen.

Kündigungen können in nachweisbarer Textform, insbesondere per E-Mail an hello@lebe-apartments.com, erklärt werden. Der Anbieter bestätigt das Vertragsende. Die bloße Deaktivierung einer Integration oder das Entfernen eines Nutzers ist keine Vertragskündigung. Das Recht beider Seiten zur vorzeitigen Beendigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen.

Nach dem Vertragsende endet die reguläre Nutzung. Für Rückgabe oder Export der Kundendaten gilt ein Fenster von 30 Kalendertagen ab dem tatsächlichen Vertragsende, nicht ab Eingang der Kündigung. Der Anbieter stellt auf Weisung einen Export über die vorhandenen Funktionen oder einen abgestimmten sicheren Bereitstellungsweg zur Verfügung. Eine dauerhaft weiter nutzbare App wird dadurch nicht zugesagt. Anschließend werden die Kundendaten nach dem AVV gelöscht. Eine frühere Löschung nach Vertragsende ist auf dokumentierte Weisung möglich.

9 Vertraulichkeit und Supportzugriff

Beide Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche Informationen vertraulich und verwenden sie nur für die Vertragserfüllung. Der Anbieter verwendet Kundengastdaten weder zur Werbung für eigene Unterkünfte noch zur Kundenakquise für andere Betriebe. Zugriff auf Daten eines anderen Arbeitsbereichs ist für Kunden nicht zulässig.

Ein vom Owner befristet freigegebener Supportzugang erlaubt die für die Fehlerbehebung vorgesehene Einsicht und begrenzte Einstellungsänderungen. Umfang, Ablauf und Widerruf richten sich nach der Oberfläche und dem AVV. Technisch notwendige Infrastrukturadministration erfolgt gesondert zweckgebunden durch verpflichtete Personen. Die Freigabe ist keine Erlaubnis zur freien Weiterverwendung von Daten.

10 Mängel und Haftung

Der Kunde beschreibt Fehler möglichst nachvollziehbar und ermöglicht zumutbare Abhilfe. Gesetzliche Gewährleistungsansprüche bleiben bestehen. Für Schadenersatz gelten die gesetzlichen Voraussetzungen und Grenzen. Zwingende Ansprüche, insbesondere nach Datenschutzrecht, bleiben unberührt.

11 Änderungen und Schlussbestimmungen

Wesentliche Änderungen von Preisen, Hauptleistungen oder Vertragsbedingungen bedürfen einer wirksamen Vereinbarung. Die Veröffentlichung einer neuen Fassung oder Schweigen des Kunden allein gelten nicht als Zustimmung. Notwendige Sicherheitsupdates und gleichwertige technische Weiterentwicklungen sind im Rahmen der vereinbarten Leistung zulässig.

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts, soweit zulässig. Für Streitigkeiten aus dem Unternehmensvertrag wird das sachlich zuständige Gericht in Innsbruck vereinbart, soweit eine solche Vereinbarung zulässig ist. Zwingende Gerichtsstände und Rechte betroffener Personen bleiben unberührt.

Deutsch ist die vereinbarte Vertragssprache; die englische Fassung dient der Verständlichkeit. Individuelle anderssprachige Vereinbarungen und zwingende Regeln bleiben maßgeblich. Ist eine Klausel unwirksam, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Regeln; die übrigen Bestimmungen bleiben bestehen, soweit rechtlich möglich.

1 Provider and scope

These terms govern business use of OfferFlow, software for enquiries, offers, guest communication and connected booking processes. The provider is lebe’apartments Betriebs GmbH, Höttinger Auffahrt 5, 6020 Innsbruck, Austria, company register number FN 636822 d, register court Landesgericht Innsbruck, VAT ID ATU81247269. Contract and support contact: hello@lebe-apartments.com.

OfferFlow is offered exclusively to business customers contracting for their business. The customer is the entity identified in the order, represented by an authorised person. OfferFlow is a brand of the provider identified above and is not a separate contracting entity.

Individual agreements prevail over these terms. The DPA takes precedence for processing customer data on instructions. The privacy notice explains the provider’s own processing and is not a blanket data protection consent.

2 Registration and formation of contract

The customer receives a separate workspace and appoints an accountable owner. Registration, email confirmation and acceptance of an invitation are separate steps. Registration alone does not create a paid subscription. If offered, the trial lasts 30 days from the start displayed during setup. It does not automatically become a paid subscription without an express paid order.

Before real guest data are processed, the authorised owner accepts the linked terms and DPA for the workspace and acknowledges the privacy notice. Invited employees do not automatically enter into the business contract by registering their personal account.

The price overview for a paid package specifies scope, unit count, billing interval, price and document versions. By choosing “Place binding order”, the customer submits a binding order. The contract is formed when the provider expressly confirms the order or communicates activation of the package. A purely technical acknowledgement of receipt is not acceptance unless it also confirms activation. Documents can be saved before ordering.

3 Services and setup

The ordered package and confirmed service description determine the scope. OfferFlow provides the agreed software over the internet. No particular revenue, booking conversion, error-free AI output or uninterrupted delivery by external email services is guaranteed.

Setup is normally performed by the customer, who connects an authorised Apaleo account, selects properties, supplies content and checks settings and test processes. Individual setup or consulting by the provider requires a separate order. The customer supplies necessary accounts, DNS authorisations, permissions, devices and internet access.

The provider maintains the software and addresses reported defects with reasonable care. Significant planned maintenance interruptions are announced where practicable. Specific uptime commitments, response times, round-the-clock support or recovery times require express agreement. Support is available at hello@lebe-apartments.com.

4 Use and customer responsibilities

During the contract the customer receives a non-exclusive right to use the service for its business and agreed users. Resale, unauthorised third-party use and bypassing access controls are prohibited. Uses permitted by mandatory law remain permitted.

The customer manages memberships and roles, protects credentials, uses the prescribed security procedures and promptly reports misuse. It checks prices, taxes, availability, discounts, cancellation terms, legal entities, image rights and recipient details. PMS or template changes can affect offers and bookings.

Automatic sending, reminders, marketing and other automation require deliberate customer configuration and activation. The customer monitors relevant errors and resolves uncertain booking outcomes without uncontrolled duplicate bookings. This does not transfer the provider’s statutory duties or responsibility for its own errors to the customer.

5 Guests and external services

Accommodation and other guest contracts are concluded between the guest and the accommodation or service provider identified in the transaction. OfferFlow is the technical application. The customer sets its guest terms and fulfils its information, pricing and consumer protection duties.

Customer-owned Apaleo, SMTP, AI and other third-party accounts are also subject to their own contracts. The customer authorises only accounts and data it is entitled to use. The provider remains responsible under statutory rules for its own service and persons used to perform it; third-party connectivity does not remove that responsibility.

AI supports tasks such as analysis, drafting and assistance. Outputs can be inaccurate or incomplete and must be checked before use. Unnecessary sensitive information must not be entered. Transfers are governed by the DPA and the actual provider chain. An API key alone is not evidence of data protection compliance.

6 Communication and marketing

The customer must have an appropriate legal basis and provide required information for guest and contact data. Marketing email must also comply with section 174 of the Austrian Telecommunications Act 2021. A previous booking or a deliverable address alone is insufficient.

Consents, unsubscribes, objections and suppression records must be honoured for the relevant purpose and recipient. Permission for one property or legal entity does not automatically cover others. Technical warnings and confirmation dialogs do not replace legal permission to send. Security and transaction messages must be distinguished from advertising.

7 Prices and external billing

Prices are those displayed and confirmed before ordering, in euro plus applicable VAT. Minimum pricing and unit tiers apply to the stated scope. Promotions and setup services apply only if expressly agreed. Unit changes and package switches, including their price effects, are agreed in advance and are not charged retrospectively without a contractual basis.

Initially, the provider bills outside OfferFlow. An order is not a payment. Monthly fees apply per contract month; annual fees cover twelve months in advance, as stated in the confirmed annual quote. The customer pays usage charges for its own AI and other third-party accounts under those contracts.

Unless otherwise agreed, invoices are payable without deduction within 14 days of receipt. Statutory late-payment rules apply. Suspension for unpaid fees requires prior notice and a reasonable additional payment period, taking properly disputed claims into account.

8 Term and termination

Unless the order states otherwise, a monthly package runs for one contract month and renews monthly unless cancellation is received before the next contract month starts. An annual package runs for twelve months and ends without automatic renewal; renewal is agreed separately. These defaults apply only to orders referring to these terms.

Cancellation may be given in verifiable text form, including email to hello@lebe-apartments.com. The provider confirms the contract end date. Disconnecting an integration or removing a user does not cancel the contract. Both parties retain the right to terminate for good cause.

Normal service use ends on the contract end date. A 30-calendar-day window for return or export of customer data starts at the actual contract end, not when notice is received. On instructions, the provider supplies an export using existing functions or an agreed secure delivery channel. This does not promise continued full application access. Customer data are then deleted under the DPA. Earlier deletion after the contract end is possible on documented instructions.

9 Confidentiality and support access

Both parties keep non-public business information confidential and use it only to perform the contract. The provider does not use customer guest data to promote its own accommodation or acquire customers for other businesses. Customers may not access another workspace’s data.

Time-limited support access granted by the owner permits the defined inspection and limited settings changes needed for troubleshooting. Scope, expiry and revocation follow the interface and DPA. Necessary infrastructure administration is separately restricted to its purpose and entrusted personnel. A support grant does not permit unrestricted reuse of data.

10 Defects and liability

The customer describes defects as clearly as reasonably possible and allows reasonable remedial action. Statutory warranty rights remain unaffected. Damages are governed by the applicable statutory requirements and limits. Mandatory rights, including under data protection law, remain unaffected.

11 Amendments and final provisions

Material changes to prices, core services or terms require a valid agreement. Posting revised terms or customer silence alone does not constitute acceptance. Necessary security updates and equivalent technical developments are permitted within the agreed service.

Austrian law applies, excluding conflict-of-law rules and the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods insofar as permissible. The court with subject-matter jurisdiction in Innsbruck is agreed for disputes under this business contract where legally permissible. Mandatory jurisdiction and data subject rights remain unaffected.

German is the agreed contract language; the English text aids understanding. Individual agreements in another language and mandatory rules remain applicable. If a provision is invalid, statutory rules replace it and the remaining provisions continue insofar as legally possible.